Pentingnya Mendata Kehadiran Karyawan dengan Aplikasi Absensi

Pentingnya Mendata Kehadiran Karyawan dengan Aplikasi Absensi

Setiap karyawan harus dicatat kehadirannya. Sebab, data kehadiran karyawan akan berguna dalam perhitungan payroll dan penilaian performa kerja.

Perhitungan payroll menggunakan kehadiran karyawan sebagai data untuk melihat jumlah hari karyawan masuk bekerja. Selain itu, payroll juga membutuhkan laporan jam masuk dan jam kerja karyawan untuk perhitungan gaji. Jika ada karyawan yang terlambat, biasanya perusahaan menerapkan pemotongan gaji.

Data kehadiran karyawan juga dibutuhkan dalam penilaian performa kerja. Sebab, salah satu aspek yang dinilai HR dalam performa kerja adalah kedisiplinan. Jika karyawan terlambat atau tidak hadir ke kantor tanpa izin, tentunya akan ada catatan merah dalam penilaian kerja.

Karena itulah, jangan sampai Anda tidak mencatat kehadiran karyawan. Jika Anda ingin menerapkan pencatatan absensi karyawan dalam perusahaan Anda, yuk simak artikel tentang pentingnya pendataan kehadiran karyawan ini!

Alasan Pentingnya Menggunakan Aplikasi Absensi

Pentingnya Mendata Kehadiran Karyawan dengan Aplikasi Absensi

Ketika mengelola kehadiran karyawan, aplikasi absensi dapat dipilih sebagai alternatif. Menggunakan aplikasi absensi akan membawa banyak manfaat, yaitu sebagai berikut:

1. Data real time

Data yang masuk ke dalam aplikasi absensi bersifat real time. Artinya ketika karyawan memasukkan kehadirannya, datanya akan langsung tercatat dalam sistem. Data ini pun bisa langsung dipantau oleh HRD.

2. Data lebih aman

Karena data pada aplikasi absensi bersifat real time, keamanannya jadi lebih terjaga. Karyawan tidak bisa lagi memanipulasi kehadirannya. Hal ini tentu berbeda dengan sistem absensi manual yang datanya tidak langsung masuk dalam sistem, sehingga bisa diganti terlebih dahulu.

3. Lebih fleksibel

Aplikasi absensi menyediakan fleksibilitas untuk karyawan dan HR. Karyawan bisa memasukkan kehadirannya secara mandiri lewat aplikasi pada telepon genggamnya masing-masing.

Selain itu, aplikasi absensi juga menyediakan fleksibilitas lokasi. Karyawan tak perlu datang ke kantor untuk melakukan absensi. Hal ini sangat penting bagi perusahaan yang menerapkan work from home (wfh).

4. Mudah dipantau perusahaan

Aplikasi absensi menyimpan data karyawan dengan baik. Penyimpanan data absensi dalam aplikasi membuat HR bisa memantau kehadiran karyawan dengan lebih mudah. HR dapat mengetahui karyawan yang datang terlambat, tepat waktu, atau tidak memenuhi ketentuan jam kerja.

Kemudahan rekapitulasi data tersebut akan membuat HR lebih mudah membuat dan menganalisis laporan kehadiran. Laporan itu sangat berguna untuk kebutuhan pemberian gaji karyawan.

5. Hemat biaya

Ketika menggunakan aplikasi kehadiran karyawan, perusahaan akan menghemat biaya. Ini karena perusahaan hanya mengeluarkan biaya sebanyak satu kali, tanpa perlu membayar biaya perawatan mesin atau penunjang kehadiran lainnya.

Fitur Aplikasi Absensi yang Membantu Kehadiran Karyawan

Pentingnya Mendata Kehadiran Karyawan dengan Aplikasi Absensi

Mengingat pentingnya aplikasi absensi untuk mengelola kehadiran karyawan, perusahaan jangan sampai ketinggalan untuk menggunakan aplikasi absensi. Namun, sebelum itu kenali dulu fitur apa yang harus dimiliki dalam software absensi.

1. ESS

ESS atau employee self service adalah fitur yang mengatur karyawan agar dapat mengakses dan mengelola secara mandiri informasi pribadinya yang terdapat dalam sistem HR.

Aplikasi absensi yang efektif harus memiliki fitur ESS. Hal ini penting untuk memberi kemudahan pada karyawan dan HR. Berkat ESS, karyawan dapat memasukkan jam masuk dan pulang kerja, mengedit informasi pribadi, mengajukan cuti, izin, atau lembur, dan memantau payroll tanpa bantuan orang lain.

2. Clock in dan clock out

Clock in dan clock out adalah fitur yang berfungsi dalam mencatat jam kehadiran karyawan. Ketika karyawan hadir, karyawan harus melakukan clock in. Data tersebut kemudian akan tersimpan sebagai jam masuk karyawan.

Ketika jam kerja telah berakhir, karyawan bisa melakukan clock out. Clock out menandakan bahwa karyawan telah selesai bekerja.

3. Pengajuan Cuti, Izin, dan Lembur

Fitur lain yang harus ada dalam software absensi adalah pengajuan cuti, izin, dan lembur. Fitur ini harus masuk ke dalam aplikasi absensi karena erat kaitannya dengan kehadiran karyawan.

Selain pengajuan, karyawan juga sebaiknya mengetahui sisa cuti dan izin yang dimiliki. Dengan demikian, karyawan bisa tahu apakah ia bisa mengajukan cuti atau tidak.

4. Kalender Perusahaan

Selanjutnya, kalender perusahaan juga harus masuk ke dalam aplikasi absensi. Kalender perusahaan memuat segala jadwal kegiatan operasional perusahaan, termasuk juga jadwal libur atau acara perusahaan.

5. Timesheet

Timesheet adalah rekap catatan kehadiran karyawan. Fitur ini harus ada dalam aplikasi absensi karena HR harus menganalisis dan membandingkan catatan kehadiran dengan jadwal kerja karyawan. Dengan demikian, status kehadiran karyawan akan diketahui.

6. Jadwal Kerja

Jadwal kerja setiap karyawan harus tercantum dengan baik dalam sistem. Selain bisa dilihat HR, informasi ini juga harus diketahui karyawan agar mereka tahu jadwal kerjanya.

Tak hanya melihat jadwal kerja, software absensi juga sebaiknya memiliki fitur mengganti jadwal kerja karyawan. Fitur ini akan sangat bermanfaat pada perusahaan yang memiliki sistem karyawan shift. Jika ada karyawan yang berhalangan hadir pada suatu shift, karyawan lain bisa menggantikannya dengan terlebih dahulu mengganti jadwal kerja pada aplikasi.

Semua fitur tersebut harus dimiliki aplikasi absensi. Kabar baiknya adalah perusahaan bisa mendapatkan fitur-fitur tersebut lewat aplikasi absensi LinovHR. Aplikasi ini akan membantu Anda mengelola data absensi, izin, cuti, lembur, dan jadwal kerja karyawan dengan akurat dan mudah.

Leave a Reply

Your email address will not be published.